Cinco detalles a cuidar en una reunión

Aunque parezcan temas repetidos hasta el hartazgo, no lo son. Hay una serie importante de actitudes o gestos que tienden a predisponer de diferente manera a quienes participan de una reunión.
Son actitudes o gestos que debemos cuidar ya que en términos generales tienden a crear un afecto favorable hacia nosotros por parte de los participantes del encuentro, y esto siempre contribuirá a conseguir los objetivos que nos hayamos propuestos. Las sensaciones son tan importantes como las razones para conseguir los objetivos.
De entre la colección posible de gestos, destaco 5 en particular:

• Sea puntual.
  Ciertamente hay situaciones particulares que pueden forzarnos a llegar unos pocos minutos tarde a una reunión. En ese caso la disculpa corresponde y es de rigor.
  Pero quien sistemáticamente llega tarde a sus compromisos, por pequeños que sean, demuestra un pobre manejo de sus tiempos y su agenda, un desinterés sensible por el objetivo de la reunión o menosprecio por los participantes.
  Una personalidad que no consigue llegar puntual está manifestando a quienes deben trabajar con él que es extremadamente desorganizado o incapaz de respetar las reglas que los demás adoptan.
• Apague el celular o póngalo en modo silencioso.
  Por supuesto que siempre hay circunstancias especiales que hacen que uno deba ingresar a una reunión con el celular encendido. Pero atender llamadas personales en medio de una reunión de trabajo es ciertamente una manifestación extrema del poco valor que le da a esa reunión.
  Comportamientos de este tipo son una falta de respecto hacia los demás asistentes a la reunión, y por supuesto que sólo conseguirá perder el respeto y la atención de quienes participan.
• Las conversaciones "laterales" están prohibidas.
  Un consejo de neurolingüística es siempre evitar las expresiones negativas y sobre todo el término "prohibido". Sin embargo, en este caso es la expresión más positiva que se puede asociar a este comportamiento.
  Las conversaciones "fantasma", "paralelas" o "laterales" mantenidas al margen del hilo conductor de la reunión son la mejor manera de boicotear un encuentro o maldisponer hacia nosotros a quien está hablando o a los asistentes.
• Evite las distracciones o "hacer otra cosa".
  Hay personas que piensan que son como los sistemas operativos: "multitasking".
  Más allá de las capacidades y posibilidades de cada uno, debemos tener presente que no sólo debemos prestar atención, sino también manifestar que lo estamos haciendo. Cuando en una reunión, clase o conferencia vemos una persona que está desarrollando una actividad diferente de la esperada la sensación que transmite es que no le interesa el objeto de la reunión y que su pensamiento orientado a otro tema.
  Nuestra atención es lo primero que espera de nosotros la persona con la que hemos de encontrarnos. Si atendemos otros temas a la vez, estamos negándole lo primero que esperaba y abrimos la puerta al rechazo.
• Evite hablar solamente para hacerse escuchar.
  Hay personas que tienden a hablar solamente para hacerse notar y llamar la atención sobre ellos o su punto de vista.
  Tenga en cuenta el objetivo de la reunión y manifieste su parecer de modo breve y sintético solamente respecto de los temas planteados. El mejor espacio para desarrollar exposiciones académicas es una clase o conferencia, no una reunión de trabajo.

Es muy posible que llegado a este punto alguien piense que no he dicho más que lo obvio. Sin embargo, no por obvio es tenido en cuenta: puntualidad, celulares apagados, atención al expositor, ceñirse al al tema y no distraerse. Si fuera tan obvio no serían actitudes tan frecuentes en nuestras reuniones.

Muchas veces el éxito de nuestra reunión no depende tanto de lo brillante del proyecto o de lo ajustado de los razonamientos, sino de los sentimientos que nuestra actitud provoca en quienes participan de la misma. Cuidar las sensaciones es tan importante como conocer las razones.